برترین مدل دورکاری - سرگرمی تفریحی

به گزارش جهانی اقتصاد، محیط کار ترکیبی (Hybrid Workplace) واژه ای است که به ویژه پس از شیوع کرونا به یک ترند تبدیل شده است. پیش از کرونا، بسیاری از کارشناسان به مزایای دورکاری اشاره می کردند. اما پس از کرونا، دورکاری برای بسیاری از مردم جهان، از یک گزینه به یک ضرورت تبدیل شد. حالا یک سال و نیم پس از وقوع این بحران، برخی ها معتقدند محیط کار آینده، یک محیط ترکیبی خواهد بود؛ محیطی که برخی از کارکنان، دورکارند و برخی حضوری، یا همه کارکنان، گاهی دورکاری خواهند کرد و گاهی در شرکت حضور خواهند داشت.

اما به اسم کارمند یک سازمان، از کجا بفهمیم کدام ترکیب برای ما مناسب تر است؟ کدام روزها را دورکاری کنیم و کدام روزها به محل کار برویم؟ این چقدر به نوع وظایفمان بستگی دارد؟ آیا یک ترکیب برای همه جواب می دهد؟ یا مهم تر از آن، آیا یک ترکیب، همواره برای یک نفر جواب می دهد؟

طی یک سال گذشته، بسیاری از ما ناچار به دورکاری شده ایم. برخی از جنبه های کار از خانه را دوست داریم، مثل انعطاف پذیری و امکان تمرکز بیشتر. به علاوه، دیگر مجبور نیستیم رفت و آمد کنیم. اما حالا پس از یک سال و چند ماه از شیوع کرونا، بسیاری از شرکت ها از کارکنان دورکار خود می خواهند دوباره به سر کار برگردند. شاید شما هم جزو این افراد باشید. احتمالا برخی از جنبه های کار حضوری را هم دوست دارید، مثل تعاملات اجتماعی، لذت همکاری و البته، در محل کار، چای همواره حاضر است!

از ابتدای شیوع کرونا، برخی از ما جهانی دورکاری را تجربه نموده ایم و برخی دیگر، جهانی کار حضوری را. اما برخی از شرکت ها دوست دارند برترین جنبه های هر دو جهان را به کارکنان خود ارائه دهند، یعنی به کارمندها اجازه دهند گاهی حضوری کار نمایند و گاهی دورکاری نمایند. اما تجربه برترین جنبه های دو جهان، تنها در حالتی ممکن است که بدانید چطور زمانی خانه و شرکت را ترکیب کنید که بازدهی و سلامت فردی تان به حداکثر برسد. این یعنی ببینید چه روزهایی را در خانه بگذرانید، چه روزهایی را در محل کار بگذرانید و مهم تر از آن، چطور رئیس را متقاعد کنید که با طرحتان موافقت کند.

گام اول: تفکیک شغل به وظایف مختلف

ابتدا باید شغلتان را به وظایف مختلف تفکیک کنید و سپس ببینید هر کدام از وظایف را کجا بهتر انجام می دهید. این به مقدار کافی، ساده به نظر می رسد: وظایفی که احتیاجمند تعامل و همکاری هستند، باید در محل کار انجام شوند و وظایفی که احتیاجمند تمرکز مضاعفند، بهتر است در خانه انجام شوند. و البته این راه، نه تنها ساده، که ثابت شده هم هست. در تحقیقات سارا موریسون اسمیت و جیمی روز که با هدف بررسی چالش ها و موانع تیم های مجازی صورت گرفته، به چند مطالعه اشاره می گردد که نشان می دهند کارهای وابسته (کارهایی که انجامشان، متکی به همکاری، یاری، مهارت ها و دانش دیگران است)، وقتی از همکارانتان جدا هستید، به سختی انجام می شوند. اما تحقیقات دیگر نشان می دهد همکاری نزدیک میان افرادی که از هم دورند، روابط و مشارکت بین همکاران را تقویت می نماید چون این نوع رابطه، آنها را ملزم می دارد که مهارت های ارتباطی و حمایت متقابل از یکدیگر را تقویت نمایند.

البته فاکتورهای دیگری هم نقش دارند. مثلا ممکن است شما کار پیش نویس گزارش را در خانه بهتر انجام دهید اما برای نوشتن طرح اولیه، احتیاجمند تعامل با همکاران باشید. یا شاید شما از آن دسته افرادی هستید که گفتگو به وسیله تلفن برایتان راحت تر است، چون وقتی در اتاقتان راه می روید و حرف می زنید، خلاقیتتان شکوفا می گردد. شاید هم تعامل و همکاری از راه دور برای شما روش موثرتری باشد چون مهارت های دوستدار فاصله را بلدید که برخی از آنها از این قرارند:

1. در تعامل مجازی مهارت دارید. 2. با تکنولوژی های ارتباط از راه دور کاملا آشنا هستید. 3. می دانید چطور حجم وسیعی از اطلاعات را اولویت بندی کنید. 4. توانایی ایجاد توازن میان کار در خانه و زندگی را دارید. 5. بلدید رئیستان را به پذیرش طرحتان متقاعد کنید. 6. به جای تمرکز بر ساعت 9 صبح تا 5 عصر، روی اهداف تمرکز می کنید و بر آن اساس، چگونگی و ساعت انجام کارهایتان را معین می کنید.

صرف نظر از اینکه کدام یک از فاکتورها بیشترین تاثیر را در شما دارد، باید مراقب باشید که زمان حساستان، هدر نرود. مثلا یک روز که بهتر بود در خانه بمانید، به سر کار بروید و وقتتان را هدر دهید، یا برعکس. برای تنظیم یک طرح کار ترکیبی که یاری می نماید از روز کاری تان به برترین نحو بهره ببرید، ابتدا کارتان را زیر نظر بگیرید و بررسی کنید تا ببینید چه فاکتورهایی روی بازدهی شما تاثیر دارند. سپس، یافته های خود را با وظایف و مسوولیت های آینده تان تطبیق دهید و در انتها، توضیح مختصری از طرحتان را برای رئیستان بازگو کنید تا موافقتش را جلب کنید.

ردیابی معیارهایی که مهمند

برای بررسی بازدهی تان در هر مکان، ابتدا باید معین کنید که چه چیزی را می خواهید مقدار بگیرید. ما معمولا تصور می کنیم بازدهی یعنی ساعات کار. اما یک معیار موثرتر وجود دارد: نتایج واقعی کارها. برای معیارهای کمّی، در پی خروجی هایی باشید که قابل مقدار گیری هستند (مثل تعداد کلمات تایپ شده، تعداد ایمیل های پاسخ داده شده، تعداد کارهایی که صورت گرفته و از فهرست، خط خورده اند). بعلاوه دنبال داده هایی باشید که نشان دهند زمانتان چطور صرف شده (ما ردیاب های زمان اتوماتیک را توصیه می کنیم، مثل Timing app یا Manic Time) . برای معیارهای کیفی، می توانید در انتها هر روز بنویسید که چه حس و حالی دارید و چقدر احساس دستاورد داشتن، دارید. به آن امتیاز دهید (از 1 تا 5). بعلاوه می توانید با استفاده از ایمیل یا پیغام های گروهی، از دیگران بازخورد بگیرید. هیچ کدام از این معیارها، کامل نیستند اما اگر همزمان استفاده شوند، تصویر موثری به شما ارائه می دهند.

یک کاغذ عظیم بردارید و تمام معیارهایتان را روی آن بنویسید تا همه را یکجا ببینید. ساده ترین روش این است که تاریخ ها را به صورت یک فهرست در ستون اول بنویسید و هر ستون را به هر یک از معیارها اختصاص دهید، مثل تعداد کلمات تایپ شده، حس و حال، دستاورد و کارهای صورت گرفته. می توانید برای آغاز از قالب آماده ما به نام Coda بهره ببرید. بعلاوه می توانید مقدار زمانی را که برای حواس پرتی ها هدر داده اید، ردیابی کنید (مثل خرید آنلاین، خواندن جوک های تصویری و بازی های کامپیوتری) و ببینید چقدر زمان صرف حضور در جلسات نموده اید و چقدر زمان را در اپلیکیشن هایی گذرانده اید که مقدار پشتکار شما را نشان می دهند (مثل اپ واژه پرداز).

سپس، برای یک بازه زمانی محدود، نهایتا یک یا دو ماه، بازدهی روزانه خود را همراه با تک تک معیارهایتان، پیگیری کنید. می توانید حتی قبل از بازگشت به محل کار، این فرآیند را آغاز کنید: اگر حالا که در حال دورکاری هستید، معیارهای بازدهی خود را پیگیری کنید، وقتی به محل کار بازمی شد، یک مبنا خواهید داشت که با یاری آن، به سرعت و سهولت می توانید بازدهی خود در هر دو مکان را با هم قیاس کنید. طی دوران پیگیری، در کاغذ عظیمتان، معین کنید که کدام روزها در خانه بوده اید و کدام روزها، در محل کار. در غیر این صورت نمی توانید الگوی روزهای دورکاری و سایر روزها را از هم تفکیک کنید.

در پی الگوها باشید

وقتی زمان بررسی اعداد و ارقام رسید، نگاه دقیق و کلی به کاغذ عظیمتان، به شما نشان می دهد که کجای کار، احتیاج به بررسی بیشتر و عمیق تری دارد. مثلا اگر بین مقدار زمان پربازده یا حس و حالتان، از یک روز تا روز دیگر، تفاوت فاحشی وجود دارد، باید در پی عاملی باشید که فکر می کنید باعث ایجاد آن شده، مثل زمانی که در جلسات گذراندید یا ساعات خواب. برای بررسی عمیق تر، یک جدول یا چارت ترسیم کنید و رابطه میان تفاوت ها در حس و حال یا خروجی ها در دو روز را با عواملی که فکر می کنید در ایجاد تفاوت ها نقش داشته باشند، از نزدیک بررسی کنید. مثلا روزهایی که تعداد جلسات کمتر بوده، کارهای بیشتری انجام داده اید، مگر اینکه جلسات، در ساعات بعد از ناهار بوده باشد که معمولا در آن ساعات، تمرکز ندارید و چه جلسه باشد و چه نباشد، کار خاصی انجام نمی دهید. شاید روزهایی که ساعات تلف شده بیشتری دارند، همان روزهایی هستند که بیشترین کارهای مکتوب را انجام می دهید؛ چون حواس پرتی های کوچک، زمان هایی هستند که بین نوشتن صفحات، اسناد و پاراگراف ها، تجدید قوا کنید.

در پی ناهمخوانی ها میان روزهای کار در خانه و روزهای کار در شرکت باشید. آیا وظیفه یا کار خاصی هست که در خانه یا شرکت، زودتر انجام می دهید؟ آیا جلسات حضوری همان تاثیر را بر حس و حال یا بازدهی تان دارند که جلسات مجازی دارند؟ آیا پربازده ترین ساعات کاری شما با زمان کار کردنتان مرتبط است؟

پاسخ شما به این سوالات، ممکن است به حجم کارها در خانه یا مقدار حواس پرتی ها در محل کار بستگی داشته باشد.

وقتی می فهمید کدام وظایف را در خانه و کدام کارها را در شرکت، بهتر انجام می دهید، می توانید درباره نحوه گذراندن روزهایتان، قضاوت بهتری داشته باشید. بعلاوه می توانید دورنمای آینده را بهتر درک کنید. مسوولیت های فعلی تان را مرور کنید و ببینید چقدر از کارهایتان، بهتر است در خانه انجام شوند و چقدر در شرکت. به این ترتیب خواهید دانست که چند ساعت دورکاری برایتان ضروری است و چند ساعت کار حضوری. البته شاید لازم باشد این فرآیند را هر چند وقت یک بار، دوباره تکرار کنید. شاید در این سه ماه، پروژه جدیدی داشته باشید؛ پس باید ترتیب کنفرانسی را بدهید که یک فرآیند تعاملی است و بهتر است در محل کار انجام گردد. اما در سه ماه بعدی، باید گزارش سالانه شرکت را بنویسید که احتیاجمند تمرکز و بازنگری است و بهتر است در خانه انجام گردد. پس بهتر است گاهی این فرآیند را به اقتضای شرایط، دوباره انجام دهید.

تهیه پرونده محکمه پسند برای رئیس

اینکه بدانید دوست دارید زمانتان را کجا بگذرانید خوب است، اما اگر رئیستان، از طرح کار ترکیبی تان حمایت نکند، هیچ فایده ای ندارد. خوشبختانه، داده هایی که درباره بازدهی خود جمع آوری نموده اید، به شما یاری می نمایند تا گام اول را برای مطرح کردن موضوع با رئیس بردارید. یافته هایتان را در یک یادداشت، مختصر و مفید، بنویسید. این یادداشت باید مسوولیت های اصلی و فعلی تان را نشان دهد. مسوولیت ها باید به قسمت های کوچک تر تقسیم شوند و اشاره کنید که کدام موارد در خانه و کدام موارد در شرکت، بهتر انجام می شوند. نتیجه گیری های خود را با اطلاعات تکمیلی، اثبات کنید. مثلا اشاره کنید روزهایی که در خانه بودید، کلمات بیشتری تایپ کردید یا به ایمیل های بیشتری جواب دادید یا سخنرانی بهتری ارائه کردید.

بسته به اینکه مدیرتان چطور آدمی است، شاید بهتر باشد مقدار زمانی را که هر بخش از کارتان احتیاج دارد، تخمین بزنید. مثلا اگر یکی از کارهای پیش رویتان، تنظیم گزارش سالانه است، طرح کار ترکیبی تان می تواند شامل این موارد باشد:

گزارش سالانه (زمان مورد احتیاج: 68 ساعت)

کارهای شرکت (24 ساعت)

مصاحبه با سهامداران (12 ساعت)

گفتگو درباره پیغام ها (یک ساعت)

طرح اولیه (2 ساعت)

مرور و عیب یابی پیش نویس (6 ساعت)

اطلاع رسانی به طراح (3 ساعت)

وظایف دورکاری (44 ساعت)

تحقیق درباره محتوا (14 ساعت)

پیش نویس محتوا (16 ساعت)

تحقیقات برای طراحی گزارش (4 ساعت)

مرور و ویرایش گزارش نهایی (10 ساعت).

در این تقسیم بندی، باید حدود یک سوم زمان شما در شرکت و دو سوم آن در خانه صرف گردد. اگر سایر مسوولیت هایتان هم، تقسیم بندی مشابهی دارند، می توانید درخواست کنید که سه روز در هفته، دورکاری کنید و دو روز، حضوری. در آن دو روز می توانید کارهای مربوط به مصاحبه با سهامداران و جلسات پروژه را انجام دهید.

اگر رئیستان کماکان نسبت به ارزش کار شما حین دورکاری شک داشت، از او بخواهید اجازه دهد که مثلا یک ماه آزمایشی، به این شکل کار کنید (چند روز در خانه و چند روز در شرکت). تا انتها ماه، موفقیت شما باید موافقت رئیستان را جلب کند. این اتفاقی است که برای مگی کراولی شیهان افتاد. او نخستین کارمند شرکت نرم افزاری Unbounce بود که مدت ها قبل از کرونا، اقدام به دورکاری کرد. وقتی همسرش در باهاما کار پیدا کرد، سرپرست مگی قبول کرد که او به صورت آزمایشی، دورکاری کند. نتایج دورکاری او آنقدر درخشان و موفقیت آمیز بود که وقتی بقیه کارکنان شرکت پس از کرونا، دورکار شدند، یکی از همکاران گفت: بازدهی ما قطعا 80 درصد بیشتر خواهد شد. می گویید نه؟ موفقیت مگی را ببینید. با تامل درباره ترکیب کار در خانه و شرکت که بیشترین بازدهی را برایتان داشته باشد، می توانید از خستگی و فرسایش خود در هر دو مکان جلوگیری کنید و به رئیستان نشان دهید که می توانید مسوول معین شرایط کار و بازدهی خود در محیط کار پساکرونا باشید.